关于调整档案分类方案等相关事项的通知
各科室、中心：
为进一步强化档案工作的科学化、标准化、规范化建设，根据桐乡市档案局《关于要求报审〈档案分类方案〉、〈档案归档范围、归档时间、责任科室和保管期限表〉的通知》文件精神，现对我局档案分类方案、保管期限等进行相应调整，请遵照执行。
桐乡市审计局
2017年10月13日
桐乡市审计局办公室2017年10月13日印发
桐乡市审计局档案分类方案
本局共设置5个一级类目和 6个二级类目
|
一级类目
|
类目名称
|
二级类目
|
类目名称
|
|
1
|
文书类
|
|
2
|
业务类
|
|
3
|
科技类
|
1
|
基建类
|
|
2
|
设备类
|
|
4
|
会计类
|
|
5
|
特种载体类
|
1
|
照片类
|
|
2
|
磁性介质类
|
|
3
|
实物类
|
|
4
|
印章类
|
档案编号说明：
1、文书类。按“年度——保管期限”分类，即在同一年度中按永久、30年、10年分别编号。
2、业务类。按“类别——年度——保管期限”分类，即将归档文件材料先按二级类目分类，其次在二级类目下分别按年度分类，再次在“保管期限”下分别编号。
3、科技类。3.1基建类，按“工程项目”分类，以各工程项目竣工时间先后顺序跨年度进行排列和编号。3.2设备类，按设备购置先后顺序跨年度进行排列和编号。
4、会计类。按“核算单位——年度”分类，按报表、账簿、凭证及其它等形式进行排列和编号。
5、特种载体类。在二级类目下分别按形成时间先后顺序跨年度进行排列和编号。
桐乡市审计局档案归档范围、归档时间、
责任科室和保管期限表
一、文书类
|
序号
|
归档范围
|
归档时间
|
责任科室
|
保管
期限
|
|
1
|
会议文件材料
|
|
1.1
|
局有关审计工作的会议纪要、本局会议、办公会议、专题工作会议等记录、纪要
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
1.2
|
本局召开的党风廉政建设会议材料
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
1.3
|
工作例会、临时性会议记录
|
次年三月底
|
办公室
|
10年
|
|
2
|
本局党组工作中形成的文件材料
|
|
2.1
|
本局党组有关工作的请示、批复、通知、决定等
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
2.2
|
本局党组工作中形成的一般性文件材料
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
3
|
本局纪检组（监察）工作材料
|
|
3.1
|
本局工作的请示、批复、通知、名单、议程、报告、及讨论通过的文件材料
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
3.2
|
本局纪检（监察）工作中形成的综合性报告、调查材料
|
|
重要的
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
一般的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
4
|
本局党支部、工会、共青团、妇女工作活动中形成的文件材料
|
|
4.1
|
工作报告、计划总结、人事任免、换届选举材料
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
4.2
|
党、团、工经费收支结存情况统计、党团组织关系介绍信及存根
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
4.3
|
本局党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料。
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
4.4
|
党、团、工、妇女组织在思想政治等各项工作活动中形成的材料
|
|
重要的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
一般的
|
次年三月底
|
办公室
|
10年
|
|
4.5
|
党、团、工会、妇女组织创建活动申报材料等
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
4.6
|
党、团、工会、妇女组织、汇报材料、典型发言、新闻报道等
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
4.7
|
党、团、工会、妇女组织月报表、简报等
|
次年三月底
|
办公室
|
10年
|
|
4.8
|
评比表彰先进单位、先进工作者的文件材料
|
|
受县级（含）以上表彰、奖励的
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
受县级以下表彰、奖励的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
4.9
|
对党、团员的处分材料
|
|
受到警告（不含）以上处分的
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
受到警告处分的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
4.10
|
党、团、工会、妇女组织活动中其他需要归档的材料
|
|
重要的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
一般的
|
次年三月底
|
办公室
|
10年
|
|
5
|
人大议案及政协提案的办理结果
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
6
|
本局召开审计专题会议
|
|
6.1
|
会议请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
6.2
|
审计工作会议中的典型材料、代表发言材料、交流材料等
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
7
|
本局和其它机关联合召开会议的文件材料
|
|
|
7.1
|
本局为主办的
|
|
7.1.1
|
通知、名单、日程、报告、讲话、总结、记录、纪要
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
7.1.2
|
典型材料、代表发言材料、交流材料
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
7.2
|
本局为协办的
|
|
7.2.1
|
通知、名单、日程、报告、讲话、总结、纪要的复制件或副本
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
7.2.2
|
典型材料、代表发言材料、交流材料的复制件或副本
|
次年三月底
|
办公室
|
10年
|
|
8
|
本局机构编制、干部人事任免、奖惩、信访工作文件材料
|
|
8.1
|
本局机构设置、机构撤并、名称更改、人员编制、印信启用和作废等文件材料
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
8.2
|
人事工作制度、规定、办法等文件
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
8.3
|
人事任免文件
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
8.4
|
先进单位、先进工作者的文件材料
|
次年三月底
|
办公室
|
|
受县级（含）以上表彰、奖励的
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
受县级以下表彰、奖励的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
8.5
|
对本机关有关人员的处分材料
|
|
受到警告（不含）以上处分的
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
受到警告处分的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
8.6
|
本局职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
8.7
|
本局职工人事考核、职称评审工作的文件材料
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
8.8
|
本局职工工作调动、工资的介绍信及存根
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
8.9
|
职工名册
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
8.10
|
本局处理人民来信来访的文件材料
|
|
有领导（副市长及以上）重要指示和处理结果的
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
其他有处理结果的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
8.11
|
本局处理人民群众市长电话的文件材料
|
次年三月底
|
办公室
|
10年
|
|
9
|
上级党政机关形成的与本单位有关的材料
|
|
9.1
|
上级部门（机关）制发的关于本局机构设置、领导人任免、人员编制等重要文件材料
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
9.2
|
一般的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
10
|
上级审计部门（机关）、上级领导检查、视查本地审计工作时形成的文件材料
|
|
重要的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
一般的
|
次年三月底
|
办公室
|
10年
|
|
10.1
|
本局工作汇报材料
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
10.2
|
本局计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
|
|
年度和年度以上的计划、总结、统计材料
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
年度以下的计划、总结、统计材料
|
次年三月底
|
办公室
|
10年
|
|
10.3
|
本局编撰的材料
|
|
10.3.1
|
大事记、机构沿革、年鉴材料等
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
10.3.2
|
本局制发的管理制度
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
10.3.3
|
简报、信息
|
次年三月底
|
办公室
|
10年
|
|
11
|
本局工作人员出国或出境访问考察、接待来访活动形成的文件材料
|
|
11.1
|
出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性谈话记录
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
11.2
|
有关接待工作的计划、方案
|
|
重要的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
一般的
|
次年三月底
|
办公室
|
10年
|
|
12
|
本局机关事务管理的文件材料
|
|
12.1
|
本局跟有关单位签订的合同、协定、协议等文件材料
|
|
重要的
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
一般的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
12.2
|
机关年度财务预算
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
12.3
|
本局的物资采购（办公设备用品、机动车）采购计划、审批手续、招标投标、购置文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
12.4
|
本局资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
|
|
重要的
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
一般的
|
次年三月底
|
办公室
|
10年
|
|
13
|
本局有关审计规划发展的文件材料
|
|
13.1
|
审计工作的方针政策、法规等业务文件、审计项目的规划编制、方案会审、中长期规划、纲要等文件材料
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
13.2
|
审计资源的普查、开发及保护工作，重点审计区域和重点审计项目规划、建设等
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
13.3
|
审计产业投资促进、招商引资、对外开放，审计项目的推进协调、服务工作等
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
13.4
|
审计专项资金落实和使用监督
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
13.5
|
重大审计项目的招投标工作
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
13.6
|
审计规划发展形成的其它材料
|
|
重要的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
一般的
|
次年三月底
|
办公室
|
10年
|
|
14
|
本局与其它部门联合行文的文件材料
|
|
14.1
|
本局为主办的
|
|
重要业务问题的
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
一般业务问题的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
14.2
|
本局为协办的
|
|
重要业务问题的
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
一般业务问题的
|
次年三月底
|
办公室
|
30年
|
|
15
|
上级部门制发的文件材料
|
|
15.1
|
上级部门制发的属于本局审计主管业务、行业管理的文件材料
|
|
重要的
|
次年三月底
|
办公室
|
永久
|
|
一般的
|
次年三月底
|
办公室
|
10年
|
|
16
|
其它需要归档的文件材料
|
|
重要的
|
次年三月底
|
相关科室
|
30年
|
|
一般的
|
次年三月底
|
相关科室
|
10年
|
| |
| |
二、业务类
|
序号
|
归档范围
|
归档时间
|
责任科室
|
保管
期限
|
|
2．1
|
上级领导（机构）交办并有批示的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
永久
|
|
2.2
|
上级领导对审计结果有批示的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
永久
|
|
2.3
|
国家重点项目、重大投资工程审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
永久
|
|
2.4
|
取得重大审计成果的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
永久
|
|
2.5
|
发现和揭露大案要案线索的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
永久
|
|
2.6
|
代表国务院向全国人大报告问题中涉及到的审计事项
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
永久
|
|
2.7
|
对省、部级本级或大型企事业单位的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
永久
|
|
2.8
|
第一次涉及的审计领域的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
永久
|
|
2.9
|
重大突发事件及其跟踪审计的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
永久
|
|
2.10
|
省部级（含副省部级）及其以上领导干部的经济责任审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
永久
|
|
2.11
|
对国际组织、外国政府及其机构较大数额的援助、贷款审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
永久
|
|
2.12
|
具有较强社会影响力的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
永久
|
|
2.13
|
本级政府下属单位未发现重大违规问题的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
30年
|
|
2.14
|
根据举报线索发现一般性问题的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
30年
|
|
2.15
|
上级领导交办但对审计结果无批示的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
30年
|
|
2.16
|
局级及局级以下领导干部的经济责任审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
30年
|
|
2.17
|
对国际组织、外国政府及其机构一般数额的援助、贷款审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
30年
|
|
2.18
|
具有较大社会影响力的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
30年
|
|
2.19
|
对下级单位的一般审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
10年
|
|
2.20
|
根据举报材料核查无实质性问题的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
10年
|
|
2.21
|
具有一般社会影响力的审计事项所形成相关业务文件材料
|
次年三月底
|
各科室（中心）
|
10年
|
三、科技类
3.1 基建类（参见国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表）
|
序号
|
归档文件
|
归档时间
|
责任科室
|
保管
期限
|
|
1
|
项目工程可行性文件
|
|
1.1
|
项目报批文件
|
竣工验收合格后6个月内
|
办公室
|
永久
|
|
1.2
|
施工图设计
|
竣工验收合格后6个月内
|
长期
|
|
2
|
招标投标、承发包合同协议
|
|
2.1
|
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
|
竣工验收合格后6个月内
|
办公室
|
长期
|
|
2.2
|
投标书、资质材料、履约类保函、局托授权书和投标澄清文件、修正文件
|
竣工验收合格后6个月内
|
永久
|
|
2.3
|
开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告、中标通知书
|
竣工验收合格后6个月内
|
长期
|
|
2.4
|
合同书、合同变更文件
|
竣工验收合格后6个月内
|
永久
|
|
3
|
专项申请、批复文件
|
|
3.1
|
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件
|
竣工验收合格后6个月内
|
办公室
|
永久
|
|
3.2
|
水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件
|
竣工验收合格后6个月内
|
长期
|
|
3.3
|
原料、材料、燃料供应等来源协议文件
|
竣工验收合格后6个月内
|
长期
|
|
4
|
施工文件
|
|
4.1
|
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
|
竣工验收合格后6个月内
|
办公室
|
长期
|
|
4.2
|
施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件
|
竣工验收合格后6个月内
|
长期
|
|
4.3
|
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
|
竣工验收合格后6个月内
|
办公室
|
长期
|
|
4.4
|
装修材料试验报告
|
竣工验收合格后6个月内
|
长期
|
|
4.5
|
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
|
竣工验收合格后6个月内
|
办公室
|
永久
|
|
4.6
|
工程质量检查、评定
|
竣工验收合格后6个月内
|
永久
|
|
4.7
|
交工验收记录证明
|
竣工验收合格后6个月内
|
永久
|
|
4.8
|
竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算
|
竣工验收合格后6个月内
|
永久
|
|
4.9
|
竣工图
|
竣工验收合格后6个月内
|
永久
|
|
5
|
监理文件
|
|
5.1
|
施工监理文件、资料
|
|
5.1.1
|
监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复
|
竣工验收合格后6个月内
|
办公室
|
长期
|
|
5.1.2
|
施工组织设计、施工方案、施工计划、技措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审
|
竣工验收合格后6个月内
|
长期
|
|
5.1.3
|
监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件
|
竣工验收合格后6个月内
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长期
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5.1.4
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监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录
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竣工验收合格后6个月内
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长期
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5.2
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设备采购、监造工作监理资料
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5.2.1
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设备采购局托监理合同、采购方案、监造计划
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竣工验收合格后6个月内
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办公室
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长期
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5.2.2
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监理工程师通知单、监理工作联系单
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竣工验收合格后6个月内
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长期
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5.2.3
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监理日志、监理月报
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竣工验收合格后6个月内
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长期
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5.2.4
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监理工作总结
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竣工验收合格后6个月内
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长期
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6
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竣工验收文件
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6.1
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项目竣工验收报告
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竣工验收合格后6个月内
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办公室
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永久
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6.2
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工程设计总结
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竣工验收合格后6个月内
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永久
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6.3
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工程施工总结
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竣工验收合格后6个月内
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永久
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6.4
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工程监理总结
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竣工验收合格后6个月内
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办公室
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永久
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6.5
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项目质量评审文件
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竣工验收合格后6个月内
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永久
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6.6
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工程现场声像文件
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竣工验收合格后6个月内
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办公室
|
永久
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6.7
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工程审计文件、材料、决算报告
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竣工验收合格后6个月内
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永久
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6.8
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环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件
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竣工验收合格后6个月内
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永久
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6.9
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竣工验收会议决议文件、验收证书及验收局员会名册、签字、验收备案文件
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竣工验收合格后6个月内
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永久
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6.10
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项目评优报奖申报材料、批准文件及证书
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竣工验收合格后6个月内
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长期
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3.2 设备类
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序号
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归档范围
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归档时间
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责任科室
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保管
期限
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1
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价值2万元以上申批材料购置申请、批复、采购单、订货合同（协议）等
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设备投入使用一个月后
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办公室
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长期
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|
2
|
随机设备仪器的使用说明书、合格证、保修卡（单）、图纸、装箱单等
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设备投入使用一个月后
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办公室
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长期
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|
3
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使用维修材料：设备使用、设备保养、维修记录等
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设备投入使用一个月后
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办公室
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长期
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4
|
旧设备处理材料：设备报废申请书、设备移交清单、设备处理报告等
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设备投入使用一个月后
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办公室
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长期
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四、会计类
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序号
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归档范围
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归档时间
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责任科室
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保管
期限
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|
一
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财务报告类
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1
|
年度财务报告（决算）
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保管满一年后，次年六月底
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办公室
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永久
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|
2
|
月、季度财务报告
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保管满一年后，次年六月底
|
办公室
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10年
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|
二
|
会计账簿类
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3
|
总账
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保管满一年后，次年六月底
|
办公室
|
30年
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|
4
|
明细账
|
保管满一年后，次年六月底
|
办公室
|
30年
|
|
5
|
辅助账簿
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保管满一年后，次年六月底
|
办公室
|
30年
|
|
6
|
现金和银行日记账
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保管满一年后，次年六月底
|
办公室
|
30年
|
|
三
|
会计凭证类
|
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7
|
原始凭证
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保管满一年后，次年六月底
|
办公室
|
30年
|
|
8
|
记账凭证
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保管满一年后，次年六月底
|
办公室
|
30年
|
|
9
|
汇总凭证
|
保管满一年后，次年六月底
|
办公室
|
30年
|
|
四
|
其他类
|
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10
|
会计档案保管清册
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保管满一年后，次年六月底
|
办公室
|
永久
|
|
11
|
会计档案移交清册
|
保管满一年后，次年六月底
|
办公室
|
永久
|
|
12
|
会计档案销毁清册
|
保管满一年后，次年六月底
|
办公室
|
永久
|
|
13
|
会计档案鉴定意见书
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保管满一年后，次年六月底
|
办公室
|
永久
|
|
14
|
银行余额调节表
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保管满一年后，次年六月底
|
办公室
|
10年
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15
|
银行对账单
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保管满一年后，次年六月底
|
办公室
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10年
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五、特种载体类
5.1 照片类
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序号
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归档范围
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归档
时间
|
责任科室
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保管
期限
|
|
1
|
本单位在各项工作重要活动、重要会议、重大基建工程中形成的照片材料
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及时
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办公室
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长期
|
|
2
|
本单位在各项工作活动中获得的荣誉照片
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及时
|
办公室
|
长期
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5.2 磁性介质类
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序号
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归档范围
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归档
时间
|
责任科室
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保管
期限
|
|
1
|
本单位召开的重要会议和重要活动中形成的录音、录像、光盘、软盘
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及时
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办公室
|
长期
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|
2
|
本单位在外事活动、重大基建工程中形成的录音、录像、光盘、软盘
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及时
|
办公室
|
长期
|
|
3
|
本单位在主要职能业务活动中形成的和其他具有长期保存价值的录音、录像、光盘、软盘
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及时
|
办公室
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长期
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5.3 实物类
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序号
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归档范围
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归档
时间
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责任科室
|
保管
期限
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|
1
|
各类奖状、荣誉证书、奖牌等荣誉类材料
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及时
|
办公室
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永久
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|
2
|
重大活动的记念品及其具有保存价值的赠品
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及时
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办公室
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永久
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5.4 印章类
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序号
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归档范围
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归档
时间
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责任科室
|
保管
期限
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|
1
|
本单位停用的公章印章等
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及时
|
办公室
|
永久
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备注：电子文件的归档按《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002执行
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